名古屋のホームページ制作・WEB制作・広告デザインの株式会社ブレスト

リモートワーク時に便利なツール各種

ブレストでは、新型コロナウイルスへの対応で、愛知県が緊急事態宣言を出していた時は必要な時を除いて全社員が在宅勤務でした。今年は各社、BCP(事業継続計画)を改めて考えさせられる1年ではないでしょうか。

ちなみにリモートワークでのやり取りは少し慣れてきたものの、通勤がなくなり顔が丸くなってきたような気がします。。社員の健康維持も、BCPのいち項目として大事ですね。。

共有したい情報・相手にあわせてツールを使い分け

リモートワークと書いていますが、基本的にはオフィス勤務または在宅勤務です。在宅の場合、コワーキングスペースやサテライトオフィスのように作業環境を整えているかどうかは個人に委ねられるので、ブレストでは個人にあわせて会社のPCを持ち帰る等しながら対応という感じです。

全員が在宅の場合、どうコミュニケーションをとるのか、共有ファイルをどうするのか問題が出てきます。参考になるかはわかりませんが、ブレストが使っているツールをご紹介します。

社内での就業報告や簡単なやり取りは「Slack」

「Slack」とはオンラインチャットツールです。スマホやPCにアプリを入れて使います。ブラウザ上でログインして使うことも可能ですが、アプリを入れたほうがチャットの動きがスムーズです。社内への連絡は基本的にSlackを使用しており、就業開始・終了の報告をしたり、個人とのやり取り、プロジェクトごとのやり取り、容量の軽いデータのやり取りも。メールだと探す手間がありますが、こちらは探しやすく、使いやすいのです。通信料以外は無料なのもうれしいところです。データ容量の大きなものを送ったりしたい場合は、有料ビジネスプランもあります。

ミーティングや打ち合わせは「zoom」

社内の人間とのちょっとしたやり取りは「Slack」で事足りますが、複数人でミーティングをしたいとき、お客様と打ち合わせする時には、オンラインミーティング用ツール「zoom」を使います。リモートワークを全社的に始めた時、他のビデオ会議ツールも使ってみたりしましたが、今のところ「zoom」に落ち着いています。パソコンの画面を共有することも可能なため、対面での打ち合わせよりかえって資料は見やすいかもしれません。ただ、、PCの容量が小さいとミーティング中に電源が落ちたり、ネットワーク環境が悪いと繋がったり切れたりして、環境を整える必要は出てきます。ちなみに、こちらもアプリ自体は無料ですが、時間制限なくミーティングを行うためには有料プラン契約が必要です。無料プランでも時間制限ありでのミーティングは可能です。

共有ファイルボックスは「Dropbox」

ブレストはデザイン会社なので、社内でちょっと重たいデザインデータを共有することが多々あります。オフィスにいれば社内サーバーにつなげられますが、在宅だとそうもいきません。そこで使っていたのが「Dropbox」です。オンラインの共有サーバーですね。データの保管容量が、無料プランと有料プランで違います。

書きながら思いましたが、どれも超有名ツールですね。有名なものはやはり使いやすいよう改良されているので、そこに落ち着くんでしょうかね。

案件の管理は「backlog」

全員がオフィスにそろっていないと、今だれが何の仕事で動いているのかが不透明になってきます。もともとお取引のあるお客様は各担当が対応しますが、特に初めましてのお客様からお仕事のご依頼をいただいた場合など、どのくらいのスケジュールで対応できるのかの把握が必要です。そこで、プロジェクトごとに進捗などを確認するために使っているのが、プロジェクト管理ツール「backlog」です。ブラウザ上で確認する、もしくはアプリを入れて使うこともできます。30日間は無料で使える期間があり、そこから先はメンバーの人数によって金額が分かれていたはずです。

仕事や働き方の持続可能性を考えるきっかけに

今回、強制的にBCPを考えさせられたことで、上に書いた仕事のやり取り以外にもたくさん課題が見えてきました。それはまた、いつかの機会に書くかもしれません。

この数年で、国連が提唱しているSDGs(持続可能な開発目標)の17あるテーマの中に「8.働きがいも経済成長も」というものがあります。コロナ禍で働き方が変わったことにより、そこも見直す機会になっている気がします。いろんなコミュニケーションツールを使いながら、人と直接会えなくても関わり合っていきたいものです!